إن ادارة المخازن ليست بالمهمة السهلة، بل أنها تتطلب قدرًا كبيرًا من العمل والجهد حتى تتم إدارة المخازن بكفاءة وفاعلية كبيرة، ومع ذلك يمكن أن يكون الأمر أسهل بكثير عندما تتعرف على الكيفية التي يتم بها إدارة المخازن بكفاءة وفاعلية وبالتالي فهم الطريقة المناسبة لإبقاء المخازن الخاصة بك تحت السيطرة، خاصة وأنه يمكن للمستودع المُدار بشكل فعال أن يحدث فرقًا كبيرًا في الإنتاجية داخل عملك، وفي هذه المقالة سنتعرَّف معاً على الكيفية التي تساعدك على إدارة المخازن بكفاءة وفاعلية كبيرة.
مفهوم ادارة المخازن
قبل أن نبدأ في عرض كيفية سنحتاج أولاً لمعرفة مفهوم ادارة المخازن، وببساطة، فهو العملية التي يتم من خلالها التحكم والتحسين لعمليات المخازن من دخول المخزون إلى المخزن أو المخازن حتى يتم نقل العناصر أو بيعها أو استهلاكها.
لذلك يُقال على ادارة المخازن بأنها هي عملية تنظيم والتحكم في كل شيء داخل المخازن الخاصة بك، والتأكد من أن كل شيء يعمل بأفضل طريقة ممكنة.
نوفر لك مستودعات تخزين عالية الجودة والادارة في جميع انحاء اللملكة العربية السعودية
مهام إدارة المخازن الرئيسية
هناك عدد من المهام الرئيسية الخاصة بإدارة المخازن، وعلى الرغم من أن مهام ادارة المخازن تختلف من منشأة لأخرى، وذلك وفقاً لطبيعة المنشأة وحجمها وكذلك المستوى التكنولوجي المتوفر بها.
ولكن بشكل عام، تشترك كافة المنشآت في عدد من المهام الرئيسية لإدارة المخازن، وفيما يلي أبرز مهام ادارة المخازن الرئيسية.
وتستطيع تجربة خدمات شركات نقل وتخزين التى نوفرها لتقليص الوقت والمال لشركتك.
1. تصنيف المخزون وتكويد
وذلك من خلال وضع نظام خاص لوصف وتعريف الأصناف التي يتكون منها المخزون الخاص بك، ومن ثَم القيام بعمل دليل لتحديد المواصفات الخاصة بكل عنصر في المخزون.
2. حفظ وترتيب الأصناف المختلفة في المخازن.
حيث يتم ترتيب كافة الأصناف الموجودة في المخازن في أماكنها المناسبة، وبالتالي تحقيق الاستفادة القصوى من المساحة المتاحة، وسيساعد ذلك تالياً في تسهيل الوصول لتلك الأصناف.
3. الاستلام والفحص
والذي يتم فيه استقبال كافة الأصناف الواردة من الموردين إلى المخازن، ثم فحصها والتحقق من مدى مطابقتها، ثانياً تسليم الأصناف للطالبين خارج المنشأة، وهي جزء من دورة المبيعات.
وبعد ذلك الصرف الداخلي للمواد والمستلزمات المختلفة، والتي
4. جرد المخزون
وتقوم هذه المهمة بالتحقق من مدى مطابقة الكميات الموجودة بالمخازن بالأرصدة الدفترية الخاصة بها، وبالتالي التحقق من وجود أي نقص في الأصناف المخزنة، ويأخذ الجرد نوعين، حيث جرد أول المدة والجرد الدوري.
5. مراقبة المخزون من حيث الكميات والتكلفة
ويتم خلالها الاستدلال على سلامة إجراءات العمل داخل المخازن، حيث التحقق من مستويات الحد الأدنى أو مخزون الأمان، الأصناف المطلوبة، الأصناف الراكدة، وكذلك تكلفة المخزون.
6. صرف المواد والمستلزمات المختلفة
والتي يتم فيها تصنيف طلبات صرف الأصناف المختلفة داخل المنشأة.
أهداف قسم إدارة المستودعات
هناك عدد من الأهداف التي يسعى قسم ادارة المستودعات في أي منشأة لتحقيقه، وفيما يلي أبرز تلك الأهداف:
- إتمام عمليات الاستلام والتخزين والحفظ والفرز.
- استغلال مساحة المستودع بالشكل المطلوب.
- تحديد المخزون، أي معرفة وضعه وما هي مقدار الزيادة أو النقصان الحادث به.
- الإشراف على عمليات الاسترجاع والتعبئة والشحن.
- توفير أقصى درجات الحماية للعناصر المتوفرة في المستودعات.
- الاحتفاظ بالسجلات المتعلقة بالمستودعات.
- استغلال المعدات والقوى العاملة بالشكل الذي يؤدي لزيادة إمكانية الوصول إلى الموارد جميعها.
شروط تحقيق إدارة المخازن
هناك عدد من الشروط التي تساعدنا في التحقق من أن قسم ادارة المخازن يقوم بدوره بالشكل الصحيح، وفيما يلي أبرز شروط تحقيق ادارة المخازن:
- طباعة الباركود على الأصناف الموجودة في المخازن، وبالتالي سهولة التمييز بين الأصناف المختلفة الموجودة في المخازن.
- عدم وجود أي فوائض تخزينية أكثر أو أقل من المطلوب.
- خفض التكاليف الخاصة بالتخزين في المستودعات إلى أقل قيمة ممكنة.
- تحقيق كافة إجراءات السلامة والأمن داخل المخازن.
- عمل العاملين داخل المخازن بشكل منظم.
- تحديد صلاحيات الدخول والخروج لكل عامل.
- تسجيل كافة حرقات دخول أو نقل البضائع في المخازن.
- التحقق من كمية وجودة البضائع المتاحة ومدى صلاحيتها للاستخدام.
- رفع كافة التقارير المتعلقة بحالة المخازن بشكل دوري.
- مطابقة البضائع المطلوبة لكافة المواصفات من حيث التغليف والتعبئة وكذلك النقل.
- ضمان سلامة الأصناف الواردة، وذلك من خلال الفحص الدقيق لكل تلك الأصناف قبل دخولها للمخزن.
رفع قيمة الفعالية في الإشراف على المخازن
هناك بعض النصائح التي يمكنها أن تساعدك في رفع قيمة الفعالية في الإشراف على المخازن، ففي البداية ستحتاج لتحديد الدقيق للتبعية الإدارية لإدارة المخازن، وذلك وفقاً للاختلافات حسب نظرة إدارة المنشأة،
وكذلك حجم المنشأة وطبيعة مهام بداخلها، وفيما يلي أهم النماذج التي يمكنها أن تمهد لك الطريق لرفع قيمة الفعالية في الإشراف على المخازن الخاصة بك:
1. التبعية الإدارية لإدارة المشتريات
وهناك عدد من المنشآت التي تقوم بربط ادارة المخازن الخاصة بها بإدارة المشتريات، وذلك بسبب وجود ارتباط وثيق بين إدارة المخازن وإدارة المشتريات.
2. التبعية الإدارية لإدارة الإنتاج
ويُوجد بعض المنشآت أيضاً التي تقوم بجعل ادارة المخازن الخاصة بها تابعة إلى مدير إدارة الإنتاج، وذلك نتيجة للارتباط الوثيق بين مهام إدارة المخازن وكذلك العملية الإنتاجية، خاصة وأن إدارة الإنتاج في حقيقة الأمر هي التي تضمن استمرارية العملية الإنتاجية داخل المنشأة.
3. التبعية المباشرة لمدير عام المنشأة:
وعلى الجانب الآخر، هناك عدد من المنشآت التي تقوم هي الأخرى بجعل ادارة المخازن الخاصة بها تابعة بشكل مباشر إلى المدير العام.
