تحتاج أي شركة تسعى للنجاح إلى امتلاك نظام فعَّال في إدارة مخزونها، ومعالجة أهم مشاكل المخازن التي تطرأ أثناء العمل. كما أن حل مشاكل المخازن ومعالجتها بأسرع وقت ممكن يساعد في تعزيز مركز الشركة وتجنب تحمل المزيد من التكاليف، خاصة وأن أغلب مشاكل المخازن تعود إلى سواء في عمليات الجرد أو ضعف النظام الذي تتبعه الشركة. وفي هذه المقالة سنعرض لكم أهم مشاكل المخازن والتحديات التي تواجه المخازن، كما سنوضح لكم أهدافه إدارة المخازن وأهمية مراقبتها.
أهم مشاكل المخازن
تتعرض المخازن أثناء العمل ومع البيئة المتطورة إلى الكثير من المشكلات، والتي يمكن أن تؤثر على إنتاجية وربحية الشركة بأكملها. لذلك تحتاج كافة الشركات إلى مراقبة وتتبع التغييرات في بيئة الأعمال واعتماد حلول سريعة الاستجابة.
كما أن مشاكل المخازن تحتاج إلى حلول منهجية قوية لإبقاء المديرين على اطلاع دائم بالتغييرات، وبالتالي إمكانية مواجهة أية تقلبات أو تحديات طارئة. وفيما يلي مجموعة من أهم مشاكل المخازن التي قد تؤثر على شركتك بشكل كبير:
1. وضع العاملين غير المؤهلين مسؤولين عن المخزون
أحد أهم مشاكل المخازن هو الاعتماد على شخص قليل الخبرة في جرد وتتبع المخزون، أو شخص آخر يهمل أداء وظائفة ومهامه بالشكل المطلوب. الأمر الذي سيسبب لك مشكلة كبيرة في مخزونك والتي قد تكلفك مبالغ كبيره لمعالجتها.
لذلك تحتاج الشركات التي تولي مسؤولية تتبع وإدارة المخزون لأشخاص ذوي خبرة مؤهلين لإدارة المخزون وإدارته بالشكل المطلوب. بجانب منح التدريبات المختلفة بشكل دوري للموظفين لاكتساب المهارات المطلوبة، الأمر الذي سينعكس إيجاباً على أعمالك.
2. عدم تحديد النقص في وقت مبكر
ثاني مشاكل المخازن الهامة والتي تواجهها الكثير من الشركات هو تحديد العجز الحادث في المخازن ولكن بعد فترة طويلة، أو لربما بعد فوات الأوان. فتكتشف الشركة أنها فجأة في حاجة إلى منتجات أو عناصر معينة ولكنها غير متوفرة لديها وتحتاج لإعادة طلبها.
الأمر الذي سيعطل أعمالها بشكل كبير وسيجعلها تخسر ثقة ورضا العملاء عن الخدمات المقدمة، لذلك فهي أكثر مشاكل المخازن خطورة. لذلك تحتاج الشركة إلى حث المسؤول عن المخازن مراجعة المخزون بشكل دوري للتحقق من توافر العناصر المطلوبة بكميات مناسبة.
3. الإفراط في المخزون بالمخازن والعجز عن بيعه بسرعة
من مشاكل المخازن الأكثر شيوعاً هو الإفراط في المخزون المتوفر بالمخزن، والتي يترتب عليها فقدان القدرة على معالجة هذا المخزون بالبيع بشكل سريع.
وهي من المشكلات التي يمكن أن يكلف الشركة الكثير من الخسائر، خاصة وأنه التدفق النقدي لأي شركة يأتي من خلال تحريك المخزون الخاص بها. لذلك إذا كانت الشركة تقوم بشراء كميات كبيرة من المنتجات كمخزون لديها ولا تبذل مجهود في تسويقه وبيعه، فهذا سيؤدي إلى خسارة أموالها في نهاية المطاف.
4. حدوث التلف
إن حدوث التلف هو من مشاكل التخزين الشائعة أيضاً، ولربما هي مرتبطة بشكل أكبر بمشكلة الإفراط في المخزون بالمخازن والعجز عن بيعه بسرعة. فعندما تخزن الشركة الكثير من العناصر التي تحتاجها كمخزون وتعجز عن بيعه فإن هناك احتمالية كبيرة لتعرض تلك المنتجات للتلف.
وكثيراً ما يتم وضع المنتجات في أماكن خاطئة أو عدم توفير البيئة المناسبة لها للتخزين بمخازن الشركة، الأمر الذي قد يؤدي إلى تلف هذا العنصر. وكل ذلك سيكبد الشركة تكاليف إضافية ضخمة هي في غنى عنها إذا اهتمت بمعالجة مشاكل المخزون المختلفة.
أهداف إدارة المخازن
بعد أن تعرَّفنا على أهم مشاكل المخازن التي قد تواجه أي شركة، سننتقل الآن لتوضيح أهم أهداف إدارة المخازن. وتُعتبَر المخازن هي أحد أهم الأجزاء الموجودة في أي مشروع، والتي من خلالها يتم الاحتفاظ بالمخزون لحين بيعه أو توزيعه، وكذلك توفير مكان آمن للحفاظ وسهولة الوصول للمخزون.
كما أن المخازن إذا لم يتم إدارته بشكل فعَّال فإن لك سيؤدي إلى عدد كبير من مشاكل المخازن، والتي بدورها ستكبد الشركة تكاليف ضخمة. وفيما يلي أهم أهداف إدارة المخازن:
تحقيق السلامة
أحد أهم أهداف إدارة المخازن هو ضمان سلامة وأمن المخزون، وذلك من خلال مكان مناسب لوضع العناصر أو المنتجات الخاصة بالشركة به بجانب توزيعها بالشكل الصحيح.
حيث أن الكثير من الشركات تمتلك مخازن بالفعل ولكنها تفشل في إدارة واستغلال هذه المخازن، الأمر الذي يؤدي إلى زيادة احتمالية وقوع الحوادث. لذلك تحتاج الشركة إلى التعاون مع الهيئات المُختصة كخبراء الأمن والسلامة المهنية لضمان سلامة المنتجات والعاملين في المخازن.
تحسين أداء عمليات الإنتاج
ثاني أهم أهداف إدارة المخازن هو تعزيز أداء عمليات الإنتاج بالشركة، وذلك من خلال الإدارة الفعالة للمخازن عن طريق معرفة مستويات المخزون المتوفرة بشكل مستمر. ثم مقارنتها أيضاً بمدى احتياجات العملاء، الأمر الذي يساعد في تسريع عملية إتمام الطلبات بالشركة.
كما أن تحسين أداء عمليات الإنتاج سيساعد الشركة في توفير الكميات المطلوبة في وقتها، وبالتالي خفض تكاليف العمل الإضافية وكذلك التقليل من ضغوطات الإنتاج. وكل هذا ينعكس إيجاباً على أداء الشركة وثقة العملاء فيها ورضائهم عن الخدمات المقدمة بواسطتها.
تقليل الأضرار المحتملة
إن الهدف من إدارة المخازن بجانب الأهداف السابقة هو محاولة تقليل الأضرار المتوقعة، وذلك من خلال إجراء عمليات الجرد للمنتجات الموجودة بالمخازن بشكل دوري. ومن ثَم اكتشاف أي نقص أو سرقة أو تلف حادث، الأمر الذي من شأنه أن يضر بإيرادات الشركة.
كما أن الإدارة الجيدة للمخازن ستساعد في المحافظة على المخزون في المقام الأول، وكذلك تجنب حدوث أية أخطاء في الطلبيات الخاصة بالعملاء. مما يعزز من مكانة الشركة في السوق ويمنحها ميزة تنافسية رائعة.
وبجانب الأهداف السابقة، هناك مجموعة أخرى من أهداف إدارة المخازن، والتي لا تقل أهمية عن الأهداف السابقة، وأهمها:
- تحقيق أقصى استفادة ممكنة لمساحات المخازن والمعدات المتوفرة وكذلك العاملين بالمخازن.
- زيادة إمكانية الوصول إلى كافة العناصر المتاحة بالمخازن.
- ادارة الطلبات والاسترجاع وشؤون التعبئة والشحن بشكل أفضل.
- تعزيز التخطيط للعمليات والإجراءات الأخرى ذات العلاقة بالعملية التخزين؛ كإدارة موقع التخزين، ومراقبة المخزون.
- التحقق من مدى تطبيق الإجراءات المتعلقة بالسلامة المهنية والصحة.
- المساهمة في تتبع عمليات التسليم وتعزيز رضا العملاء من خلال معالجة الطلبات بشكل أسرع وأدق.
مراقبة المخازن
إن عملية مراقبة المخازن في غاية الأهمية، والتي من خلالها يمكن تجنب كافة مشاكل المخازن التي تناولناها في مقالنا وكذلك المشكلات الأخرى. كما أن مراقبة المخازن تسهم في تجنب مشكلات السرقة أو تعرض المخزون للتلف.
وذلك من خلال تتبع سجلات المخزون وكذلك نسبة معالجة الطلبات وسرعتها، وأيضاً معدل دوران المخزون. وكل ذلك يسهم في تحسين أداء الشركة بشكل ملحوظ، الأمر الذي ينعكس إيجاباً على إيراداتها.
ويمكن الاعتماد على الأنظمة الحديثة والتكنولوجيا في مراقبة المخازن، والحد من العمليات التقليدية خاصة وأن أنظمة مراقبة المخازن تكون أكثر دقة وحيوية.
وتقدم لك ديجيباكس أفضل الأنظمة والتكنولوجيا الحديثة التي ستساعدك بشكل فعال في مراقبة المخازن الخاصة بك وتجنب المشكلات.
