تحتاج الشركات إلى أن يكون لديها المكتب الخلفي لكي تعمل بشكل صحيح، حيث يسهم هذا المكتب في م الأدوار التي تواجه العميل في المكتب الأمامي. مما يقدم مساعدة كبيرة في المهام الإدارية المختلفة لأي شركة، ويسهم ذلك بشكل مباشر في مضاعفة الإنتاجية. وبجانب مضاعفة الانتاجية، تسهم المكاتب الخلفية أيضاً في توفير النفقات الإضافية وكذلك زيادة الكفاءة بشكل كبير. وفي هذه المقالة سنوضح لكم المقصود من المكتب الخلفي، وكذلك أهميته وطريقة عمله ودور في زيادة الكفاءة بالشركات.
ما هو المكتب الخلفي؟
إن المكاتب الخلفية هي جزء من الشركة يتكون من موظفي الإدارة والدعم، وهم الأطراف التي لا يكون لهم تعامل مباشر مع العملاء. وبشكل عام، يتم تقسيم الشركات إلى 3 أجزاء أساسية، حيث:
- مكتب أمامي، والذي يشمل المبيعات والتسويق ودعم العملاء.
- مكتب أوسط، والذي يشمل إدارة المخاطر.
- المكتب الخلفي، والذي يشمل الخدمات الإدارية وخدمات الدعم.
لذا فهذا المكتب يمثل الجزء الذي لا يواجه العميل، بل يقدم الدعم لمناصب المكاتب الأمامية بمسئولياتهم المختلفة، ومنها:
- الاحتفاظ بالسجلات.
- إدارة البيانات.
- التسويات.
- التصاريح.
- الامتثال التنظيمي.
- المحاسبة.
- خدمات تكنولوجيا المعلومات.
وعلى الرغم من أن موظفي المكاتب الخلفية لا يتفاعلون مع عملاء الشركة مباشرة، إلا أنهم يتفاعلون مع أولئك الذين يعملون في المكتب الأمامي.
حيث يمكن لموظفي المكتب الخلفي أن يقدموا خبراتهم فيما يتعلق بالمحاسبة والتمويل وتكنولوجيا المعلومات وغيرها من المجالات المتخصصين بها.
تعرف علي : خطوات إدارة العمليات التجارية بنجاح
كيف يعمل المكتب الخلفي؟
أما بالنسبة إلى آلية عمل هذا المكتب، فهو يوفر للشركة الدعم للأدوار التي تواجه العملاء في المكتب الأمامي، حيث أنهم يتولون المهام الخاصة بالعمليات التجارية للشركة.
فيقوم موظفي المكتب الخلفي بتزويد المكتب الأمامي بكافة الموارد والمعلومات التي تساعدهم في تنفيذ المهام المختلفة التي تواجه العملاء بكفاءة.
لذا يمثل هذا المكتب جزءاً أساسياً من أي شركة، وعلى الرغم من أن دور هذا المكتب لا يدر إيرادات مباشرة، إلا أنه يسهم في مضاعفة الإنتاجية وإيرادات الشركة.
وذلك من خلال الوظائف الخاصة به المتعلقة بالعمليات التجارية للشركة، وكذلك إمداد موظفي المكاتب الأمامية بالبيانات اللازمة لأداء واجباتهم تجاه العملاء
ما أهمية المكتب الخلفي؟
تكمن أهمية المكتب الخلفي في كونه يمثل العمود الفقري للشركة، خاصة وأنه عندما تعمل عمليات هذا المكتب بسلاسة فإنها تضع الشركة في طريق النجاح.
كما أنه يعزز الإنتاجية ويساعد في انخفاض التكاليف وتوفير الكثير من الأموال، كمان أن أدوار المكاتب الخلفية مهمة أيضًا لأنها تضمن أن جميع بيانات الشركة ومعلوماتها آمنة.
وكل هذا مفيد للعملية التجارية الشاملة ولأصحاب الأعمال الذين يرغبون في معرفة كيفية أداء شركتهم، فضلاً عن دور هذا المكتب الضخم في إجراء التحسينات للمؤسسة ككل.
تعرف علي : أنواع الاعتماد المستندي وما هي خطوات الدفع؟
أهم وظائف المكتب الخلفي
تتعدد الوظائف التي تقوم بها المكاتب الخلفية، والتي تسهم بدورها في مضاعفة الإنتاجية وزيادة الكفاءة في الشركات بشكل واضح. وفيها يلي أهم الوظائف التي تتولاها المكاتب الخلفية في أي شركة:
1. إدارة الموارد البشرية
ينظم مكتب دعم الموارد البشرية جميع العمليات الداخلية المتعلقة بالقوى العاملة في الشركة، ويتولون عدد من العمليات المتعلقة بإدارة الموارد البشرية. وأهمها:
- التوظيف.
- رواتب الموظف.
- التعويضات.
- المزايا.
كما يقوم المكتب الخلفي بإصلاح الميزانية الخاصة بالشركة، وذلك من خلال توظيف موظفين جدد عند الحاجة.
2. إدارة البيانات
تسهم المكاتب الخلفية في إدارة البيانات فيما يتعلق بالقرارات المتعلقة بالأعمال، وذلك من خلال جمع البيانات وفرزها ومعالجتها وتحويلها إلى تحليلات.
وكل هذا بالشكل الذي يضمن التدفق السلس لبيانات المنظمة وأمن البيانات، فضلاً عن تحديثها بشكل مستمر بما يتناسب مع احتياجات الشركة.
3. إجراء أبحاث السوق
من ضمن أهم وظائف المكاتب الخلفية هو إجراء أبحاث السوق، والتي من خلالها تتمكن الشركة من تحديد التركيبة السكانية والعملاء الذين يتعاملون معها.
مما يجعل الشركات قادرة على تحديد السوق المستهدف بناءً على البيانات التي تم جمعها من أبحاث السوق، وكل تلك الأبحاث تُقام حسب احتياجات الشركة نفسها.
ولكن هذا لا يعني أن موظفي المكتب الخلفي يتعاملون مع العملاء مباشرة لأغراض المبيعات، بل يجمعون معلومات العميل من خلال الاستطلاعات والأساليب الأخرى.
يقوم مساعدو المكتب الخلفي بإجراء أبحاث السوق وفقًا ل احتياجات الشركة. إنهم لا يتعاملون مع العملاء مباشرة لأغراض المبيعات ، بل يجمعون معلومات العميل من خلال الاستطلاعات والأساليب الأخرى.
تعرف علي : من هم شركاء التوزيع؟ وكيف ومتى تختار شريك التوزيع المناسب؟
4. المحاسبة والشؤون المالية
يقوم المكتب الخلفي بالاحتفاظ بسجلات المحاسبة الخاصة بالشركة، وكذلك كشوف المرتبات والعمليات المالية وإعداد التقارير وإدارتها.
والتي من خلالها يقومون بإعداد التقارير السنوية والميزانية العمومية والفواتير والتسويات، كما أنهم يحتفظون بالسجلات المتعلقة بالمعاملات المالية داخل الشركة.
5. دعم تكنولوجيا المعلومات
أحد وظائف المكاتب الخلفية الهامة أيضاً هو مساعدة قسم التكنولوجيا على العمل بسلاسة داخل الشركة، وذلك من خلال المساعدة في حل مشكلات أجهزة الكمبيوتر.
كما أنها توفر المساعدة في أمان الشبكة والنسخ الاحتياطي للبيانات، وأيضاً الحوسبة السحابية وخدمات تكنولوجيا المعلومات الأخرى.
وكذلك يعمل المسؤولون التنفيذيون لدعم تكنولوجيا المعلومات في المكتب الخلفي على تحسين أداء الشبكة لمنع تهديد التهديدات السيبرانية.
