إن الاستعانة بمصادر خارجية هي أحد الممارسات التي يمكن أن تعود بفوائد ضخمة على أعمالك، والتي من خلالها سيتم تقديم الخدمات التي كانت شركتك مسؤولة عن الوفاء بها من قبل مزود خدمة متخصص، مما يوفر لك الوقت والجهد للتركيز على أعمال أخرى أكثر أهمية تساعدك في توسيع ونمو أعمالك، وعند الاستعانة بمصادر خارجية فأنت تتعامل مع نخبة من المتخصصين الذي يمكنهم تقديم أفضل الخدمات نيابة عنك بدرجات متفاوتة حسب نوع الاستعانة بمصادر خارجية الذي ستتعامل معه، وفي هذه المقالة سوف نمدكم بكافة التفاصيل حول الاستعانة بمصادر خارجية ونعرض لكم مفهومها، قيودها، خدماتها وكذلك أنواعها.
مفهوم الاستعانة بمصادر خارجية
الاستعانة بمصادر خارجية هو ممارسة تجارية يتم فيها تقديم الخدمات أو وظائف العمل إلى طرف ثالث، كما أن الاستعانة بمصادر خارجية هي العملية التي من خلالها تستأجر الشركة الأم شركة خارجية أخرى لإجراء جوانب معينة من أعمالها.
ويُنظر إلى الاستعانة بمصادر خارجية على أنها إجراء فعال لخفض التكاليف تستخدمه الشركات للمساعدة في زيادة الكفاءة والربحية.
حيث أنه يمكن اعتباره تقسيم العمل بين الشركات، بحيث تركز الشركة الأم على إدارة العمليات التي هي أكثر كفاءة في القيام بها، أما باقي المهام الأخرى فيتم الاستعانة بمصادر خارجية للقيام بها بشكل أفضل.
ما هي الأنشطة التي يمكن الاستعانة بمصادر خارجية فيها؟
يتيح لك الاستعانة بمصادر خارجية إنجاز المزيد من المهام والعمليات المهمة والتركيز على العمليات الأكثر أهمية في عملك والتي يمكنها أن توسع من فرصك ونموك في السوق الخاص بك.
وفي الوقت الحالي، يقوم أكثر من ثلث الشركات الصغيرة حاليًا بالاستعانة بمصادر خارجية لبعض عملياتها، ويوجد الكثير من الأنشطة التي يمكن الاستعانة بمصادر خارجية فيها، وفيما يلي أهم تلك الأنشطة:
- المحاسبة، فتساعدك الاستعانة بالمصادر الخارجية في إتمام العمليات المالية التي تحتاج إلى مهارات خاصة ووقت كافٍ، وبالتالي مساعدة شركتك في تحقيق معايير الامتثال التي تحتاجها شركتك.
- التسويق، حيث يمكن أن تساعدك شركات التسويق الخارجية في تنمية نشاطك التجاري بشكل أسرع مما يمكنك أن تقوم به بنفسك، خاصة إذا كنت غير خبيراً في المجال، مما يمنحك الوقت للتركيز على الوظائف الداخلية لعملك.
- المبيعات، فإذا كانت شركتك لا يوجد بها موظفون أصحاب خبرة لمتابعة المبيعات، فيمكنك من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لشركات المبيعات إتمام كل تلك المهام بسهولة وسرعة وكفاءة عالية.
- إدارة تقنية المعلومات، تُعتبَر تكنولوجيا المعلومات هي واحدة من أكبر الأنشطة التي يتم فيها الاستعانة بمصادر خارجية، حيث تساعد تلك المصادر في تقديم المساعدة عند مواجهة أي مشكلات تقنية في شركتك.
- المهام الإدارية، حيث يمكن للاستعانة بمصادر خارجية أن تساعدك في التعامل مع كل شيء من إدارة البريد الوارد والجدولة من خلال مجموعة من المهرة والمتخصصين في إجراء ومتابعة المهام الإدارية.
- خدمة الزبائن والتجارة الإلكترونية، حيث أنه بالنسبة للشركات التي تتعامل مع العملاء بشكل أساسي عبر الإنترنت أو عبر الهاتف، يمكن أن تساعدهم الاستعانة بمصادر خارجية في تنمية أعمالهم، وذلك من خلال تحويل خدمة العملاء الخاصة بك إلى مركز اتصال خارجي أو خدمة دردشة خبير.
- التصنيع ومستودعات تخزين، حيث أن الكثير من شركات بائعي المنتجات يلجئون إلى الاستعانة بمصادر خارجية لهذه الخطوة.
- الشحن والخدمات اللوجستية، حيث تساعد الاستعانة بالمصادر الخارجية في الحصول على خدمة منفصلة للشحن السريع تتعامل مع شحن منتجاتك ومعالجتها مباشرة إلى العملاء، وهذا هو الخيار الأنسب لبائعي التجارة الإلكترونية.
وهناك العديد من الأنشطة الأخرى التي يمكن فيها الاستعانة بالمصادر الخارجية، وهي:
- الأبحاث، حيث تكون للشركات الخارجية إمكانية أفضل وأكبر للوصول إلى المزيد من الموارد لتقديم رؤى قيمة بشكل خاص، وبالتالي توفير معلومات أكثر عن العملاء والسوق.
- الموارد البشرية، حيث يمكن أن تساعدك الاستعانة بمصادر خارجيه في إتمام المهام المتعلقة بالتوظيف أو إدارة فريق العمل بشكل فعَّال.
أهداف الاستعانة بمصادر خارجية
وتسعى الشركات التي تستعين بأحد المصادر الخارجية إلى تحقيق عدد من الأهادف، وتلك الأهداف هي نفسها التي يمكن أن تتحقق جراء الاستعانة بالمصادر الخارجية، وفيما يلي أهم أهداف الاستعامة بالمصدار الخارجية:
- التركيز على الكفاءات الأساسية في الشركة، حيث أن المصادر الخارجية تفيد الشركة في صب تركيزها على المهام الأساسية وترك باقي المهام الأخرى للمتخصصين.
- رفع جودة الخدمة المقدمة، حيث تتعامل المصادر الخارجية مع المهام والخدمات التخصصية بشكل أفضل من خلال مجموعة من أفضل الخبراء والمتخصصين.
- تقديم تكنولوجيا أفضل، وبالتالي الاستثمار في الأنظمة الفنية التي ستعود بالنفع على الشركة.
- زيادة المرونة وتقليل التكاليف، حيث توفر المصادر الخارجية أفضل الخدمات بأقل الأسعار.
أسباب تزايد الاستعانة بمصادر خارجية
أصبح هناك تزايد الاستعانة بمصادر خارجية، وذلك لأنه في سياق العولمة، أصبح من السهل أكثر من أي وقت مضى على الشركات تسليم جزء كبير أو أقل من عملياتها إلى شركات أخرى.
ويمكن لأولئك الذين يستخدمون الاستعانة بمصادر خارجية بشكل صحيح تسريع سير العمل وتحسين منتجاتهم أو خدماتهم، لذلك من الممكن مواجهة المنافسة العالمية المتزايدة.
كما أنه هناك أسباب عديدة لتزايد الاستعانة بمصادر خارجيه، فقد أصبح أصحاب الأعمال والشركات يختارون هذا الخيار كطريقة لتوفير المال في عمليات الشركة وجعلها في وضع أكثر تنافسية.
وكذلك حل مشكلات القوى العاملة دون تكلفة تعيين المزيد من الموظفين، وفيما يلي أهم الأسباب الأخرى:
- تقليل تكاليف الشركة وتوفير تكاليف التدريب وبالتالي الحفاظ على الوضع التنافسي لها في السوق.
- تحرير الموارد واستثمارها في مناطق أخرى من الشركة، وبالتالي تنيمة وتوسيع الشركة بشكل أفضل.
- إعادة هيكلة الشركة بدون تعيين المزيد من الخبراء، فقط الاعتماد على الخبراء المتوفرين عند الاستعانة بالمصادر الخارجية.
- تحسين الإنتاجية والكفاءة، وذلك من خلال تخصيصها للقوى العاملة عبر الاستعانة بالمصادر الخارجية.
- تقليل مخاطر العمل، حيث من خلال الاستعانة بالمصادر الخارجية يمكن للشركة أن تقلل من المخاطر المالية.
- تلبية متطلبات الامتثال من خلال الاستعانة بالمصادر الخارجية بدلاً من زيادة الضغط على عمالها الحاليين.
أنواع الاستعانة بمصادر خارجية
تتعدد أنواع الاستعانة بمصادر خارجية، وبشكل عام، هناك 3 أنواع أساسية للاستعامة بمصادر خارجية، وفيما يلي أهم أنواع الاستعانة بمصادر خارجيه:
- Local outsourcing – الاستعانة بمصادر خارجيه محلية، والتي يتم فيها اختيار شركة في بلدك للاستعانة بها في أعمال.
- Offshore outsourcing – الاستعانة بمصادر خارجيه غير محلية، والتي فيها تقوم باختيار فريق عمل للاستعانة به كمصدر خارجي ولكن خارج بلدك.
- Nearshore outsourcing – الاستعانة بمصادر خارجيه غير محلية وبكن قريبة، وهي مشابهة للنوع الثاني، ولكن الفارق أنك في هذا النوع تستعين بمصادر خارجية غير محلية ولكن في بلد قريبة منك.
