تقوم ادارة المشتريات والمخازن بعدد كبير من الوظائف المهمة، وعلى رأسها وظيفة الشراء، وهي أحد أهم الوظائف الاقتصادية في أي شركة أو مؤسسة، والتي يجب أن تتسق مع السياسات الخاصة بالمؤسسة أو الشركة وكذلك مع الأهداف الخاصة بها، وبالتالي توفير كافة مستلزمات الإنتاج والعمل بشكل دقيق مما يسهم بشكل فعَّال في انتظام سير العمل في الشركة أو المؤسسة وكذلك منع حدوث أية ارتباكات تعيق من سير العمل داخل الشركة، وفي هذه المقالة سوف نتحدث بالتفصيل عن مفهوم ادارة المشتريات والمخازن، وأهم المهام المتعلقة بها وكذلك الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المخازن في نهاية مقالنا.
ما هو مفهوم ادارة المشتريات والمخازن؟
هي مجموعة الأنشطة التي يتم ممارستها بغرض تحقيق الربح وتنظيم عمليات الشراء، وذلك من خلال التخطيط لتحديد أهداف الشركة أو المؤسسة ومحاولة توفير المتطلبات والمواد الأساسية في عمليات الإنتاج.
ذلك بجانب استغلال تلك الموارد بأفضل شكل ممكن، وتحظى إدارة المخزون وإدارة المخازن بأهمية كبيرة في أي مؤسسة أو شركة، وذلك لأنها المسؤولة عن تنظيم عملية الشراء بداخلها.
وبالتالي فهي تعمل على تقليل التكاليف وتحقيق هامش ربح أعلى، لذلك فإن هذا النوع من الإدارة يحتاج إلى إحكام السيطرة عليه ومراقبته بالشكل المناسب.
مهام ادارة المشتريات والمخازن
وتتولى ادارة المشتريات والمخازن عدد كبير من المهام، خاصة وأنها تمتلك أهمية كبيرة في المنظمة، فهي المسؤولة عن تنظيم وظيفة الشراء داخل المنظمة، وفيما يلي أهم مهام إدارة المشتريات والمخازن:
- إنشاء البحوث والدراسات المناسبة لاتخاذ القرارات المناسبة في عمليات الشراء.
- التنبؤ بحالة السوق وتحديد حالات التنافس المتوفرة فيه.
- مراجعة طلبات الشراء الواردة وكذلك التحقق من مدى مصداقيتها وجدواها.
- القيام بعمليات الجدولة الزمنية لجميع المشتريات داخل المنظمة.
- تحديد مستويات المخزون، وهي المستويات التي على أساسها يتم تصنيف المخزون، وهي 3 تصنيفات أساسية وهي:
- الحد الأعلى.
- الحد الأدنى.
- نقطة الطلب.
- تقديم أوامر توريدات الشراء.
- التحقق من سلامة التقارير من الناحية القانونية.
- مراجعة عقود الشراء بشكل دوري.
- الكشف عن حالة المواد الموردة، حيث الرفض أو القبول أو الاستلام.
- ترتيب وتنظيم البيانات وفقاً لسجلات عمليات الشراء.
- التخلص من أية أصناف في المخزون وغير ضرورية.
مهام إدارة الشراء
بعد أن تعرَّفنا على مهام ادارة المشتريات والمخازن بالتفصيل سوف نحتاج للحديث عن مهام إدارة الشراء بشكل خاص، فهي أحد أهم الإدارات أهمية في المنظمة وذلك لأن لها وظيفة جوهرية وهي تنظيم عمليات الشراء.
وفيما يلي أهم مهام إدارة الشراء:
- إدارة عمليات الشراء وتحديد أهم احتياجات المنظمة.
- إجراء الدراسات التي تساعد الشركة على تنظيم عملية الإنتاج الخاصة بها وتحقيق أعلى هامش ربح ممكن.
- إتخاذ القرارات الصائبة بشأن المشتريات التي تحتاجها الشركة.
- وضع الشروط والسياسات ذات العلاقة بعملية الشراء بالمنظمة.
- إجراء دراسات عن حالة السوق والمنافسين.
- تحديد وضع الشركة حيث الأصول المتاحة والتي يمكن الاستغناء عنها، وكذلك الأصول التي تحتاج الشركة إليها.
- إجراء الدراسات المناسبة حول الشركات المنافسة للمنظمة وما هي أهم مشترياتهم وأساليبهم التطويرية.
- تنظيم سجلات البيانات بشكل مخطط ومحكم.
مهام إدارة التخزين
وفي إطار حديثنا عن ادارة المشتريات والمخازن، وبعد أن تعرَّفنا على مهام إدارة الشراء، سننتقل الآن للحديث عن المهام الخاصة بإدارة التخزين والتى تتواجد داخل شركات نقل وتخزين، وفيما يلي عدد من النقاط التي توضح مهام إدارة التخزين بالتفصيل:
- تكويد وتصنيف المخزون الخاص بالشركة.
- ترتيب الأصناف الموجودة في المخازن والاحتفاظ بها.
- عمليات الاستلام للعناصر الواردة وفحصها.
- صرف العناصر والمواد التي تحتاجها الشركة.
- مراقبة الكميات والتكاليف الخاصة بالمخزون.
- إجراء عمليات جرد المخزون.
- تقييم المخزون.
- تحديد التحويلات الحادثة بين المخازن وفروعها.
- تكويد الأصناف الخاصة بعروض المبيعات (الأصناف المجمعة).
أهداف ادارة المشتريات والمخازن
هناك عدد من الأهداف التي تسعى ادارة المشتريات والمخازن إلى تحقيقها، والتي في النهاية ستصب في مصلحة الشركة أو المنظمة وتحقق لها أعلى عائد ربح ممكن.
وكذلك تنظم عمليات الشراء داخلها بأفضل شكل ممكن وبالتالي تقليل التكاليف قدر الإمكان، وفيما يلي أهم أهداف ادارة المشتريات والمخازن:
- ضمان استمرارية عملية الإنتاج بأفضل شكل ممكن من خلال توفير جميع المواد الضرورية لعمليات الإنتاج، وبالتالي الحد من حدوث أية تأخيرات في تدفق المنتجات.
- الحصول على المواد الأولية والضرورية بأفضل الأسعار الممكنة، وكذلك المتوافقة مع معايير جودة المنتج.
- جذب أكبر عدد من الموردين والحصول على أفضل عروض الأسعار من خلال إجراء المناقصات المناسبة.
- تعزيز الثقة بين المنظمة والموردين وكذلك إنشاء علاقات وطيدة معها.
- تحقيق التكامل والتعاون بين قسم المشتريات وباقى الأقسام الأخرى المتوفرة في المنشأة.
الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المخازن:
ويجد البعض حتى الآن صعوبة في التفرقة بين إدارة المخزون وإدارة المخازن، ولكن الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المخازن كبير وواضح.
حيث أنه تهتم إدارة المخازن بالأماكن التي تم تخصيصها لغرض الاحتفاظ بأصناف وعناصر المواد التي تتعامل بها الشركة أو المنظمة، وذلك من حيث:
- مواقع ومساحات تلك الأماكن.
- طرق ترتيب المواد داخل تلك الأماكن.
- وسائل المناولة المستخدمة في تداول العناصر.
- أعمال التسليم وما يترتب عليها من عمليات الصرف والسجلات.
- القوى العاملة المناسبة من حيث الكم والنوع للقيام بأعمال المنظمة.
أما إدارة المخزون فهي على النقيض، حيث أنها تركز بشكل أساسي على الأنشطة التي ترتبط بعمليات تخطيط ومراقبة أصناف المخزون نفسه.
وذلك في إطار تحقيق عدد من الأهداف التي تضمن الوفاء باحتياجات الشركة من مواد وعناصر بشكل أكثر كفاءة وأكثر استغلالاً للأموال المستثمرة بالشكل الأمثل.
