تُعَد المراقبة الفعالة للمخزون من أهم الطرق التي يمكن لعملك أن يضمن بها أن المعلومات المالية التي تعتمد عليها لأغراض إعداد التقارير والتنبؤ والتدقيق بشكل كامل ودقيق، وأحد أهم الأجزاء في أي نظام جرد ناجح هو استخدام التسويات الجردية، ويعتقد البعض أن إدارة الجرد والتسويات الجردية أمر معقد، ولكن في الواقع العملية نفسها ليست معقدة بشكل المُعتقَد، ولكن ضمان إجراؤها بشكل صحيح يمكن أن يخلصك من التأخيرات المكلفة في بيئة الأعمال القائمة على البيانات اليوم، وفي هذه المقالة سنعرض لك كيفية إدارة الجرد والتسويات الجردية ومتابعته إلكترونياً
الجرد والتسويات الجردية
يُعتبر الجرد والتسويات الجردية أحد أهم الأساليب المستخدمة للوصول إلى مراقبة المخزون بشكل فعال، خاصة وأنه جرد المخزون والتسويات الجردية هم أجزاء محوية في إدارة المخزون بغض النظر عن مدى تعقيد نظام المخزون لديك. ويمكنك متابعة التسويات الجردية لمنتجاتك من خلال شركة تخزين بالرياض
ويُقًصَد فحص وتسجيل كل المخزون الموجود في عملك حاليًا، فهو جزء حيوي من مراقبة المخزون، كما أنه يؤثر بشكل كبير على عمليات الشراء والإنتاج والمبيعات، وكذلك تختلف عملية الجرد والتسويات الجردية بشكل كبير من شركة إلى أخرى، مثلها مثل أي جانب من جوانب المخزون.
ما هي التسويات الجردية
لا تأتي التغييرات في مستويات المخزون دائمًا من المبيعات، ففي بعض الأحيان، من الضروري تعديل مستويات المخزون لتعكس التغييرات في جرد المخزون الفعلي الذي قد لا يكون موجودًا في سجلاتك.
لذلك تشير التسويات الجردية إلى إدخالات التعديل التي تم إجراؤها في المحاسبة الدورية لمراعاة الفروق بين بنود المخزون المسجلة والفعلية، وتختلف أسباب التسويات الجردية، حيث:
- التسويات الجردية الإيجابية، كإضافة المزيد من المخزون الذي يظل قابلاً للبيع.
- التسويات الجردية السلبية، والتي هي لمعالجة مثلاً مخزون منتهي الصلاحية أو قديم، أو المخزون التالف الذي لا يمكن بيعه على أنه جديد قانونيًا.
أنواع الجرد
قبل الحديث عن أنواع الجرد سنحتاج أولاً للتعرف على المقصود بالجرد بشكل عام، والذي هو عملية لفحص مستويات المخزون فعليًا لكل منتج من منتجاتك وعناصرك التي تبيعها للتأكد من أن بياناتك محدثة ودقيقة.
فمن المهم أن يكون لديك فهم جيد لإدارة مخزونك للتأكد من أن عملك يمكن أن ينمو، بدون معرفة ما لديك وما تفعله بمستويات مخزونك، لا توجد طريقة يمكنك من خلالها إدارة عملك بكفاءة كافية لتعزيز نمو عملك وتوسعه، وفيما يلي أبرز أنوع الجرد:
1. الجرد الدوري
الجرد الدوري للمخزون هو ممارسة لتقييم المخزون المحاسبي يتم إجراؤها على فترات زمنية محددة، بحيث تحسب الشركات فعليًا منتجاتها في نهاية الفترة وتستخدم المعلومات لتحقيق التوازن في دفتر الأستاذ العام، ثم تقوم الشركات بعد ذلك بتطبيق الرصيد في بداية الفترة الجديدة.
2. الجرد المستمر
الجرد المستمر للمخزون يعني الفحص المادي من خلال جرد المخزون الذي يحتفظ به الكيان على أساس منتظم، والغرض الرئيسي من الجرد المستمر هو ضمان توفر المواد الخام الكافية والسلع النهائية للإنتاج والمبيعات على التوالي، مما يلغي إمكانية نفاذ المخزون.
كما يُعد أخذ جرد المخزون المستمر أمرًا ضروريًا للسلع ذات القيمة العالية، مثل الأحجار الكريمة والمجوهرات، وكذلك للسلع ذات معدل دوران مرتفع مثل السلع الاستهلاكية سريعة الحركة.
3. الجرد المفاجئ
وهو أحد أنواع جرد المخزون والذي يحدث بشكل مفاجئ وفي موعد غير مُحدد مسبقاً، والغرض منه التحقق من كميات المخزون وأصنافه في المخزن.
وذلك النوع يساعد في كشف أي محاولات تلاعب داخل المخزن، وكذلك التحقق من أن بيانات المخزون يتم تسجيلها بشكل منتظم، وأن رصيد المخزن متطابق مع الرصيد الدفتري.
ما الفرق بين الجرد والتسويات الجردية
بعدما تعرَّفنا على كل من الجرد والتسويات الجردية، لعلك تتساءل عن الفارق بينهم، وهناك فروقات واضحة واختلاف كبير بينهما، فنجد أن الجرد بمثابة المراجعة النهائية أو الدورية في المخزون، ومحاسبياً يعني مراجعة جميع بنود الحسابات الواردة في ميزان المراجعة.
أما التسويات الجردية فتوضح تأثير عملية الجرد تلك على الحسابات، كما أنه يتم إجراء عملية الجرد عندما تكون هناك حاجة لتغيير كمية المخزون دون تغيير متوسط تكلفة النقل. يمكنك معرفة المزيد حول نظام ادارة النقل
ولكن إذا كان تعديل مخزونك يؤثر على متوسط تكلفة النقل الخاصة بعملك مثل وجود سلع تالفة أو سلع ترويجية أو منتجات جديدة، فإن التسويات الجردية هي الخيار الصحيح.
متابعة الجرد والتسويات الجردية بشكل مستمر
بعدما تعرَّفنا على الأهمية القصوى لجرد المخزون والتسويات الجردية، ستحتاج الآن لمتابعة عمليات الجرد والتسويات الجردية بشكل مستمر، وتعمل الأتمتة والذكاء الاصطناعي على التخلص من الضغط الناتج عن التسويات الجردية وعمليات جرد المخزون أيضاً، ويمكن أن يوفر لك ديجيباكس أفضل نظام لإدارة المخزون.
وتساعد أنظمة إدارة المخزون الحديثة على تبسيط التسويات الجردية إلى حد كبير، كما أن وجود جميع بياناتك في موقع واحد مناسب قائم على السحابة ورؤية كاملة ليس فقط لبيانات المعاملات الخاصة بك، ولكن أيضًا في المخزون وإدارة سلسلة التوريد وغير ذلك، سيمكِّنك من القيام بدور أكثر نشاطًا في إدارة المخزون.
كما تدعم الأتمتة التنبيهات وإعادة الطلبات التلقائية للمواد الهامة والسلع الأخرى، وكذلك توفر تحليلات البيانات رؤى قابلة للتنفيذ تتيح لك الحفاظ على التحكم في مخزونك خفيفًا وفعالًا قدر الإمكان مع تحقيق أهدافك للإنتاج والأرباح.
