نظام إدارة توصيل الطلبات أحد الأنظمة الحديثة التي يمكن أن يساعد في إزالة الاختناقات بالنسبة لك مع نمو متجر التجارة الخاصة بك خاصة التجارة الإلكترونية ، ففي المتاجر الإلكترونية وبمجرد أن ينقر العميل على زر “شراء”، تبدأ رحلة الطلب، ثم يتم تقديم الطلبات الجديدة على منصة التجارة الإلكترونية الخاصة بك، ومن ثم يتعين على مَن يقوم بإعداد الطلبات تحديد المنتجات المناسبة وتغليفها وشحنها إلى المكان الصحيح، وتلك العملية قد لا تبدو صعبة في الدباية، ولكن مع نمو المبيعات وتكاثر القنوات زيادة المنتجات التي تقدمها المنتجات تتوسع قاعدة عملائك ويصبح الموضوع أكبر وأصعب، هنا يظهر أهمية نظام إدارة توصيل الطلبات، وفي هذه المقالة سنعرض لكم ماهية إدارة توصيل الطلبات وتقديم 5 عوامل ذات اولوية في إدارة توصيل الطلبات.
نظام إدارة توصيل الطلبات
إن نظام إدارة توصيل الطلبات هو طريقة رقمية لإدارة دورة حياة الطلب، والذي يقوم بتتبع جميع المعلومات والعمليات، بما في ذلك إدخال الأمر و إدارة المخزون والتنفيذ وخدمة ما بعد البيع.
كما يوفر نظام إدارة توصيل الطلبات رؤية لكل من البائع والمشتري، كما يمكن للمؤسسات الحصول على نظرة ثاقبة في الوقت الفعلي تقريبًا عن المخزونات ويمكن للعملاء أيضاً التحقق من وصول الطلب.
أهمية نظام إدارة توصيل الطلبات
تمس إدارة توصيل الطلبات تقريبًا كل نظام وعملية في سلسلة التوريد، فلم تعد معظم الشركات تحتوي على قسم لإدارة الطلبات داخل مؤسستها، مما يترتب عليه فقدان الرؤية والتحكم في الطلب، وينتج عن هذا عمليات يدوية مكلفة لإكمال الطلب وتسليمه دون أخطاء.
ولكن يمكن أن يساعد نظام إدارة توصيل الطلبات في حل تلك المشكلة والتخلص من الأعمال اليدوية، وبالتالي توفير الوقت والجهد وضمان دقة الطلبات والسرعة ف التوصيل، وكذلك التحكم في التكاليف وتوليد الإيرادات عن طريق أتمتة العمليات اليدوية وتقليل الأخطاء.
أبزر العوامل ذات الأولوية في إدارة توصيل الطلبات
وفيما يلي 5 عوامل ذات أولوية في إدارة توصيل الطلبات يمكنك أن تستفيد منهم، حيث:
1. المرونة
أول شيء يجب أن تركز عليه في نظام إدارة توصيل الطلبات الخاص بك هو أن يكون مرناً، وذلك لأنك الطلبات تختلف، خاصة وأن لكل عمل طبيعته الخاصة.
فتوصيل طلبات المطاعم تختلف عن توصيل طلبات محلات الملابس وأيضاً تختلف عن توصيل طلبات المتاجر الإلكترونية وهكذا…
ولضمان تغطية كافة التطورات التي قد تطرأ على عملك، فيجب عليك إقتناء نظام إدارة توصيل طلبان مرن، وبالتالي رفع كفاءة العمل والتصدي لأية مشكلات قد تحدث نتيجة توسع عملك.
2. متابعة العميل
أحد أهم عناصر نجاح أي عمل هو العملاء المرتبطين بذلك العمل، لذلك فرضاء العميل أحد أسباب استمرار مشروعك أو تجارتك ناجحة وفي السوق، ومن هنا تحتاج أي شركة أن تحقق رضاء عملائها وذلك من خلال أن تجعل العميل مطلعاً على تحركات طلبه وحالته حتى يصل إليه.
ولذلك عند اختيار نظام إدارة توصيل الطلبات الخاص بك تحقق من أنه مزوَّد بالخصائص الكافية التي تساعد العميل في أن يكون على تواصل دائم على طلبه، سواء من خلال نظام تتبع الشحنة أو من خلال الرسائل الإلكترونية حتى يصل الطلب إليه.
3. التوثيق من خلال برنامج إدارة توصيل الطلبات
إذا كنت تريد توثيق البيانات المهمة بشكل فعال ومتناسب مع أحدث اللوائح التي تضعها الحكومات بشأن أجهزة التسجيل الإلكترونية فإن برامج إدارة توصيل الطلبات هي خيارك الأنسب والأحدث.
ويمكن لتلك الأنظمة أو البرامج أن تخزن لك كل شيء حول بيانات الصيانة وكذلك سلوك السائق المسؤول عن توصيل الطلبات أيضاً، وبالتالي توفير الوقت والجهد بشأن جمع المعلومات وتوثيقها بالشكل الصحيح، مما يؤثر إيجاباً في هيكل التكاليف
4. تحديد القياسات الصحيحة
أحد أهم الأشياء التي يركز عليها مديري شركات توصيل الطلبات هو تحديد المقاييس الصحيحة، وهي تلك المقاييس التي يمكن أن توفر لهم أكبر قيمة ممكنة، وبعد ذلك يوجهون تركيزهم عليها مباشرة.
وبالحديث عن القياسات الصحيحة، فنجد أن أكثر المقاييس شيوعاً في هذا الشأن هو التكلفة لكل كيلو متر، وسبب شهرتها الواسعة أنها أكثر إفادة من غيرها من المقاييس الأخرى، حيث يمكن تتبعها بسهولة شديدة.
5. الدعم الفنى السريع
تتحمل فرق الدعم الفني مسؤولية معالجة أخطاء ومشكلات المستخدم وأي مشكلة فنية أخرى تمنع العميل من استخدام المنتج بالشكل الصحيح أو الوصول للخدمة، ففي الأساس، يركز الدعم الفني على مساعدة العملاء على استخدام المنتجات والخدمات المقدمة بشكل أكثر فعالية.
كما أن لوجود دعم فني سريع أهمية كبيرة، فهي أحد العوامل التي تسهم بشكل كبير في تحقيق رضا العملاء وجعلهم يكررون تجربتهم مجدداً، لأنهم يعلمون أنه في حالة وجود أية مشكلات سيتمكن فريق الدعم من تقديم المساعدة المناسبة لهم وفي الوقت دون تأخير.
وبشكل عام، وجود الدعم الفنى السريع هو أحد أهم الأمور لجعل برنامج توصيل الطلبات يعمل بشكل أكثر فاعلية وكفاءة، مما يضمن مستوى خدمة مرتفع، وكل ذلك يؤثر إيجاباً في آداء الشركة ورضاء العملاء.
