تُعَد عملية تكويد الاصناف بالمخازن هي أحد أهم الأشياء التي يجب مراعاتها، وذلك لأهميتها الكبيرة في نظام مراقبة المخزون والتي تساعد في تحسين عملية الإدارة. كما أنها أحد أهم الخطوات في النظام المالي للشركة، وعملية التكويد للأصناف في هي واحدة من الميزات المستخدمة منذ آلاف السنين. وذلك بأغراض كثيرة أهمها تسهيل التواصل بين الأشخاص وتحديد العناصر بشكل عام. وهي عملية يتم من خلالها ترميز العناصر المختلفة لتسهيل مراقبتها والوصول إليها وإدارة العمليات والتقارير، وفي هذه المقالة سوف نعرض لكم كافة التفاصيل حول عملية التكويد للأصناف في المخازن. كما سنوضح لكم أهمية القيام بعملية تكويد الاصناف في المخازن والطرق الخاصة بها، وكذلك سنشرح لكم معايير تكويد الاصناف.
ما هو تكويد الاصناف؟
إن تكويد الاصناف هو محاولة توليد رمز فريد لكل صنف أو عنصر، والذي يتم استخدامه في الإشارة إلى الأجزاء أو المواد المختلفة داخل مخزونك.
كما أنه يجب أن يكون لكل مخزون لديك كود خاص به، وذلك حتى تتمكن في الأنظمة الخاصة بك من تحديده داخل النظام دون الخلط بينه وبين جزء آخر.
كما أنه يُفضل في تكويد الاصناف أن يتم استخدام رموز قصيرة، وذلك للكثير من الأسباب على رأسها أنه ذلك يكون أسهل في الكتابة والوصول.
وتُعتبَر عملية التكويد ضرورية في النظام المالي لأي شركة، حيث أنها تمكن الشركات من تتبع المخزون من خلال تلك الرموز.
لماذا يتم تكويد الاصناف؟
أثناء عملية تكويد الاصناف يتم وضع رمز فريد لكل صنف أو عنصر، والمقصود بفريد هو رمز غير مكرر أو لم يتم منحه لأي صنف أو عنصر آخر. وهناك أهمية كبيرة لعملية التكويد، وذلك في النظام المالي للشركة وإدارة المخزون.
وبجانب ذلك، فقد أكدت مصلحة الضرائب المصرية على ضرورة توفير كود للأصناف عن السلع والمنتجات حتى تحصل على الإفراج الجمركي. كما أنه سيتم التعامل مع تلك الأكواد في إصدار الفواتير واستيراد السلع من الخارج، وذلك بشرط موافقة مصلحة الضرائب المصرية.
ما هي معايير تكويد الاصناف؟
تمثل عملية تكويد الاصناف ضرورة كبيرة في تكوين أي نظام مخزني للشركة، وهناك عدد من المعايير الأساسية في عملية التكويد. وتنقسم معايير عملية التكويد للأصناف المختلفة إلى نوعين أساسيين وهما: معيار GS1 ومعيار EGS.
المعيار الأول: معيار GS1
إن أول أنواع معايير تكويد الاصناف هو معيار GS1، وهو اختصار لـ Global Standards 1، وهو أحد المعايير المستخدمة لتوحيد كود الأصناف المختلفة التابعة لكل شركة.
وينص معيار GS1 على وجود كود أو رمز فريد لكل السلع والمنتجات والمنتجات الرقمية والخدمات التابعة للشركة. وتتم تلك العملية على مستوى العالم مما يضمن تابعة هذه الأصناف التي تم تكويدها للشركة التي قامت بتصنيفها.
أما عن تكوين معيار GS1 في عملية التكويد فستجده مكوناً من 13 رقماً يبدأ بـ 622 ثم باقي الأرقام التي تختلف من منتج أو صنف إلى آخر.
كما أن معيار GS1 في عملية التكويد لا يحتاج إلى موافقة مصلحة الضرائب المصرية وستجده بمقابل مادي، سواء الشراء أو الإيجار.
المعيار الثاني: معيار EGS
ثاني أنواع معايير عملية تكويد الاصناف هو معيار EGS، وهو نظام تكويد داخلي مصري. ويتم ربط معيار EGS مع تصنيف GPC وهو أحد التصنيفات العالمية الأخرى. ويتكون تصنيف GPC من 8 أرقام تبدأ بـ 1000.
أما عن تكوين معيار EGS في عملية التكويد فستجده مكوناً من الرقم الداخلي + رقم التسجيل + EG. وينبغي إرسال لمصلحة الضرائب المصرية لتوافق عليه.
وتتم تلك العملية خلال 15 يوماً من إرسال الكود إلى مصلحة الضرائب المصرية. كما أن معيار EGS أو نظام التكويد المصري يكون بلا مقابل مادي.
وذلك على العكس من معيار GS1 (Global Standards 1). حيث يتوافر معيار GS1 ولكن بمقابل مادي (الشراء أو الإيجار).
طريقة تكويد الاصناف في المخازن
تختلف طريقةتكويد الاصناف في المخازن باختلاف النشاط التجاري، وكذلك حسب الرؤية المالية لإدارة الشركة وتصورها العام. وعامة، أي برنامج متخصص في الحسابات يقوم بعملية تكويد الأصناف بشكل تلقائي.
وتختلف برامج الحسابات فيما بينهما حسب خصائص ومرونة عملية التكويد التي توفرها لك، وفيما يلي أهم طرق عملية التكويد للأصناف في المخازن:
- التكويد تبعاً للمخزن، حيث المجموعة الرئيسية والمجموعة الفرعية.
- التكويد تبعاً للألوان والمقاسات الخاصة بالأصناف.
- تكويد الاصناف تبعاً وفقا لطبيعة الصنف نفسه.
- تكويد للأصناف تبعاً لموقع الصنف بالمخزن
- التكويد تبعاً للأوزان الخاصة بالأصناف.
- تكويد الصنف تبعاً لوحدات الصنف.
- تكويد الصنف تبعاً للبلد المنشأ للصنف.
- التكويد تبعاً للمورِّد الذي يقوم ببيع السلعة إليك.
