يشكل المخزون تقريبا 80% من أي شركة، لذلك هناك أهمية كبيرة للتحكم فيه وإدارته بالشكل المناسب، ومن هنا تبرز أهمية وجود امين مخزن في مستودعات ومخازن أي شركة، خاصة وأنه بشكل عام يُعتبَر المخزون من العناصر الرئيسية، حيث أنها تؤثر بشكل مباشر على تحديد تكاليف المنتجات وكذلك تكاليف المبيعات، ومن ثم القدرة على قياس المركز المالي للشركة ودخلها، ويخلط الكثيرون بين من أهم الفرق ما بين امين مخزن ومسير مخزن، على الرغم من وجود فروقات واضحة بينهما، إلا أن الكثيرين يستخدمون المصطلحين بالتبادل، وفي هذه المقالة سوف نعرض لكم الفرق ما بين أمين مخزن ومسير مخزن، ومهام كل منهما ودورهما في التحكم في المخزون وإدارة المخازن بشكل عام.
من هو امين مخزن؟
إن وظيفة التخزين هي الوظيفة المكملة لعملية الشراء فبدون عمليات شراء لن يتكون هناك حاجة لوجود مخزون وبدون مخزون أيضاً لن تحدث أية عمليات شراء، لذلك فكلاهما مرتبط ببعضهما البعض بشكل واضح.
وقد أشرنا في المقدمة إلى أهمية وثقل المخزون في أي شركة، خاصة وأنه يمثل 80% من الشركات، لذلك فهناك حاجة ماسة لإدارته والتحكم فيه بشكل مباشر حتى لا يؤثر أي خلل فيه سلباً على باقي العوامل الأخرى.
وقبل أن نتحدث عن الدور الجوهري الذي يلعبه امين مخزن في أي شركة، سنحتاج أولاً للتعرف على ماهية امين مخزن، ويُعتبَر امين مخزن هو ذلك الشخص المسؤول عن المخازن في الشركة.
كما أنه مسؤول عن جميع الأصناف التي ترد إلى المخزن، حيث يقوم بحفظها وتطبيق التعليمات الخاصة بوحدة الحماية، كما أن امين مخزن أي شركة هو المسؤول عن صحة الكميات التي استلمها من مخزون.
وبالتالي في حال وجود أي نقص في كميات أو مقادير المخزون الذي استلمه أمين مخزن الشركة فيتم محاسبته مباشرة، ويمكن بسهولة الكشف عن وجود أية نواقص أو مفقودات عند قيام الشركة بعمليات الجرد والتسويات الجردية.
كما أن أمين مخزن الشركة لا يقوم بكافة المهام بمفرده بل يعاونه عدد من الموظفين الذي يرأسهم ويوجههم، ولكنه المسؤول عن أي خلل أو نقص حادث.
ما هي مهام امين مخزن؟
ويتولى أمين مخزن الشركة عدد كبير من المهام الأساسية والضرورية، والتي إذا تمت بشكل صحيح وبكفاءة ستتمكن الشركة من تجنب الكثير من النفقات والخسائر.
مما ينعكس إيجاباً على إيرادات الشركة ومعدل دوران المخزون، وفيما يلي أهم مهام أمين مخزن الشركة:
- التحقق من صحة أوزان وقياسات الأصناف الواردة إلى المخازن.
- مطابقة أنواع وأوزان وعدد الأصناف الواردة إلى المخازن مع المستندات الموجودة.
- تنظيم الأصناف المختلفة في الأماكن الصحيحة لها.
- إعداد بطاقة مخزون كل صنف ليتم تخزينه في مكانه الصحيح.
- عدم قبول أ صرف أية عناصر من المخزن قبل التحقق من أوراقها.
- التحقق من سلامة كافة وسائل الحماية والأمن الخاصة بالمخزون.
- إعداد وتجهيز كافة البيانات المطلوبة منه عن المخزن.
من هو مسير مخزن؟
بعد أن تعرفنا على امين مخزن الشركة، سننتقل الآن بالحديث عن مسير المخزن، وهو في حقيقة الأمر المسؤول عن إعداد الوثائق الخاصة بتسيير المخزون.
كما أنه المتخصص في توضيح الأساليب التخطيطية والتنظيمية التي تضمن تدفق البضائع والعناصر بالكمية والسعر المطلوبين، وكذلك يعمل على تسيير أعمال المخزون.
وبالتالي تقليل الوقت والجهد وإضفاء المزيد من المرونة على الأعمال، كما يهتم مسير المخزن بالإمداد المستمر للمخزون بحيث تكون المؤسسة تمتلك ما تحتاجه من عناصر في الوقت المطلوب والكمية المناسبة.
مهام مسير مخزن؟
يتولى مسير مخزن الشركة عدد من المهام الهامة التي تساعد في تنظيم المخزن وتدفق المخزون بشكل أفضل، خاصة وأنه دوماً يراعي مستوى المخزون المناسب والذي تحتاجه الشركة.
وذلك حتى لا تتعرض لأية مشكلات أو أي تأثيرات سلبية على نشاطها، وفيما يلي أهم المهام التي يقوم بها مسير مخزن الشركة:
- قبول بواقي الإنتاج والمخلفات الصناعية والقيام بتخزينها حتى وقت آخر يُعاد استخدامها فيه.
- تحقيق التوازن بين تدفق العناصر التي تحتاجها الشركة من مواد والتجهيزات لتلبية حاجات العملية الإنتاجية.
- العمل على تدفق المواد والعناصر المختلفة التي تحتاجها الشركة لأغراض الصيانة، كقطع الغيار وغيرها.
- إعداد الوثائق الخاصة بتسيير المخزون
ما الفرق بين بين أمين مخزن ومسير مخزن الشركة؟
لعلك تتساءل حتى الآن ما الفروقات بين امين مخزن ومسير مخزن الشركة، وببساطة شديدة، امين مخزن الشركة هو المسؤول عن المخزن بصفة عامة.
وكذلك العمليات الأساسية فيه من حيث الأصناف الواردة وحفظها وتخزينها في الأماكن المناسبة، أما مسير المخزن فهو يقوم بتسيير الأعمال في المخزن.
فلا يشرف على الواردات إلى المخزن كأمين مخزن الشركة ولكنه يكمل وظائف امين مخزن الشركة، حيث يتولى مسير مخزن الشركة مهمة توضيح الأساليب التخطيطية والتنظيمية المختلفة التي تضمن تدفق العناصر بالكمية والسعر المطلوبين.
أي أن أمين المخزن يقوم بالعمليات الرئيسية الخاصة بالمخزون والمخزن أما المسير فيقوم بتسيير الأعمال الخاصة بالمخزن من حيث التخطيط والتنظيم.
