إن إدارة المستودعات هي أحد التحديات الضخمة التي يمكن أن تواجه أصحاب الشركات والمصانع، وتُعتبَر التسويات الجردية للمخزون هي أحد أهم العناصر الأساسية لإدارة المخزون بأفضل شكل ممكن. وتحتاج كافة الشركات أو المصانع لإعداد التسويات الجردية للمخزون الخاص بها بشكل دوري وذلك حتى تحافظ على توافق سجلات النظام مع المخزون الحقيقي، وبالتالي تتبع المنتجات التي يتم بيعها. وكل ذلك سيساعدك في إعادة الطلب في الوقت المناسب. وفي هذه المقالة سوف نعرض لكم كافة التفاصيل حول التسويات الجردية للمخزون وأهم أهدافه، كما سنختم مقالنا بتوضيح أهم الفروقات بين التسويات الجردية للمخزون وعملية الجرد بشكل عام.
ما هي أهمية التسويات الجردية للمخزون؟
هناك أهمية كبيرة لعملية التسويات الجردية للمخزون، فهي تتكون من عدد من العمليات الحسابية الهامة والتي يتم إجراؤها في نهاية الدورة المالية.
والتي تساعد في تحديد الكثير من الأمور الهامة وذات العلاقة بوضع الشركة المالي، حيث:
- تسوية الحسابات الخاصة بالشركة.
- معرفة الإيرادات والمصروفات الخاصة بالشركة.
- تحديد مدى ربحية أو خسارة الشركة.
- توضيح المركز المالي الخاص بالشركة.
- تحديد القيود اللازم فرضها على المركز المالي للشركة.
أهداف التسويات الجردية للمخزون
هناك مجموعة من الأهداف الأساسية لعملية التسويات الجردية للمخزون، والتي من خلالها يتم تطبيق عدد من القواعد الهامة والأساسية. وفيما يلي أهم القواعد التي يمكن من خلالها تحقيق أهداف التسويات الجردية للمخزون:
1. أساس الاستحقاق
هو أهم المبادئ المعترف بها في علم المحاسبة والتي تعني تسجيل العملية في وقت حدوثها. وذلك بغض النظر عما إذا كانت تلك العملية قد تم تسديد ثمنها وقبض المبلغ أم لا.
أي أنه في تصنيف أساس الاستحقاق يتم تسجيل الإيرادات والمصروفات في الوقت الفعلي بغض النظر عن مدى استلامها أو دفعها.
2. الأساس النقدي
وهو من المبادئ الهامة فيما يتعلق بأهداف التسويات الجردية للمخزون، والتي تنص على ضرورة تسجيل العملية المالية بمجرد دفعها أو قبضها.
أي على العكس من أساس الاستحقاق، يتم تسجيل العمليات المالية بعد إتمامها من حيث استلام الإيرادات أو دفع المصروفات.
3. مبدأ تحقيق الإيرادات
وينص مبدأ تحقيق الإيرادات على ضرورة تسجيل الإيرادات بمجرد تحقيقها، أي بعد تقديم الخدمة مباشرة وليس عند قبض الثمن الخاص بها.
4. مبدأ مقابلة الإيرادات بالمصروفات:
أما بالنسبة لمبدأ مقابلة الإيرادات بالمصروفات، فهو ينص على ضرورة أن أن تكون الفترة المالية تتضمن كافة المصروفات التي تم إنفاقها في سبيل الحصول على إيرادات ما خلال تلك الفترة.
أي تقوم الشركة أو المصنع بالاعتراف بكافة التكاليف الخاصة بها وكذلك الإيرادات التي حققتها من السلع أو الخدمات التي تقدمها، وهذا خلال نفس الفترة.
تصنيف التسويات الجردية
تتعدد تصنيف التسويات الجردية للمخزون، ولكل تصنيف مجموعة من التصنيفات الفرعية الأخرى والتي يجب أن تكون على معرفة بها. وفيما يلي أهم تصنيفات التسويات الجردية للمخزون:
1. البنود المدفوعة مقدماً
ينقسم تصنيف البنود المدفوعة مقدماً فيما يتعلق بالتسويات الجردية للمخزون إلى مجموعة من التصنيفات الفرعية، وأهمها:
- مصروفات مدفوعة مقدمًا، وهي عبارة عن المصروفات التي يتم تسجيلها وتسديدها قبل استخدامها فعلياً. أي أنها جزء منه يمثل مصروفاً في الفترة الحالية والجزء الآخر في نهاية الفترة.
- إيرادات غير مكتسبة، والتي تمثل الالتزامات النقدية التي تم تحصيلها وتسجيلها ولكنها لم تُستحق حتى الآن. وهذا مثل الإيجارات التي يتم قبضها مسبقاً.
2. البنود المستحقة
إن البنود المستحقة هي أحد تصنيفات التسويات الجردية للمخزون، والتي يتم تصنيفها هي الأخرى إلى عدد من التصنيفات الفرعية، وأهمها:
- المصروفات المستحقة، والتي تتضمن المصروفات التي تم استحقاقها منذ فترة سابقة ولكن لم يتم تسديدها حتى الآن. وأهم الأمثلة عليها هو الأجور غير المدفوعة.
- الإيرادات المستحقة، وهي تمثل الإيرادات المستحقة ولكنه لم يتم تحصيلها حتى الآن. وتحتاج تلك الإيرادات إلى تسوية.
- البنود المقدرة، والتي تتضمن الحسابات المشكوك فيها أو التي تم الاعتماد على التقديرات أو الخبرات الشخصية للمحاسب أثناء حسابها. وتُعَد الإهلاك هو أحد أشكال البنود المقدرة.
الفرق بين الجرد والتسويات الجردية
يخلط الكثيرون بين الجرد والتسويات الجردية، ولكن في حقيقة الأمر هناك فرق واضح بينهما. فالمقصود من الجدر هو المراجعة النهائية أو الحصر الذي يُجرى على كافة البنود المحاسبية الواردة.
في حين أن التسويات الجردية للمخزون هي نتاج عملية الجرد التي تم إجراؤها على الحسابات، أي أنها تعبر في نهاية المطاف عن نتاج الأعمال الخاصة بالشركات. ومن ثَم تحديد مدى ربحية أو خسائر الشركة من تحليل تحليل المصروفات والإيرادات.
اتباع أساسيات نظام إدارة المخزون
هناك أهمية كبيرة لاتباع أساسيات نظام إدارة المخزون، وذلك من خلال التسويات الجردية للمخزون. والتي من خلالها نتمكن من معالجة مخزون الشرك بشكل محاسبي في نهاية كل فترة مالية.
مما يساعد الشركة في تقييم مركزها المالي ومدى ربحيتها أو خسارتها. ومن خلال اتباع أساسيات نظام إدارة المخزون ستتمكن الشركة من امتلاك رؤية واضحة للمسارات الخاصة بالسلع.
وبالتالي تتبع مسارات تلك السلع بداية من تاريخ الاستلام وحتى تاريخ الشحن إلى المستخدم النهائي أو البائع بالتجزئة.
